Zagadnienie cen transferowych bywa dla przedsiębiorców problematyczne. Z czasem dochodzimy do pewnej wprawy w stosowaniu przepisów, ale każda sytuacja jest inna i niejednokrotnie możemy napotkać na problemy merytoryczne. Tymczasem sporządzenie szczegółowej i rzetelnej dokumentacji cen transferowych jest obowiązkowe dla każdej z transakcji. Sprawdź, jak zrobić to dobrze.
Dokumentacja cen transferowych – co to takiego?
Podmioty, które zobowiązane są do stosowania cen transferowych podczas wzajemnych transakcji, mają również obowiązek ich dokumentowania. Dokumentacja ta powinna zawierać jak najbardziej szczegółowe informacje zarówno o samej transakcji, jak i o każdym z podmiotów, który bierze w niej udział. Ponadto dokumentacja cen transferowych dotyczy tych transakcji z podmiotami innymi niż powiązane, które zgodnie z obowiązującym prawem, również wymagają ustalania cen transferowych (np. transakcje z podmiotami z rajów podatkowych czy bezpłatne udzielenie licencji na posługiwanie się logotypem jednego podmiotu przez drugi).
Z jednej strony dokumentacja cen transferowych oznacza obowiązek po stronie podatnika. Z drugiej strony stanowi ona najlepszy sposób na bezsprzeczne wykazanie prawidłowości stosowania cen transferowych w razie kontroli ze strony uprawnionych do tego organów.
Kto jest zobowiązany do dokumentowania cen transferowych?
Dokumentowaniu podlega każda transakcja, w ramach której zastosowano ceny transferowe. Najczęściej chodzi zatem o transakcje zachodzące pomiędzy podmiotami powiązanymi. Za podmioty powiązane uznaje się te, między którymi zachodzi istotna zależność. Może ona mieć charakter kapitałowy (np. gdy jedna firma posiada min. 25% udziału w zyskach drugiej) lub osobowy (np. gdy w radach nadzorczych dwóch firm zasiadają te same osoby).
Dodatkowo jednak obowiązkiem stosowania cen transferowych, a tym samym ich dokumentowania, objęty jest cały szereg transakcji, które nie zachodzą pomiędzy podmiotami powiązanymi. Będą to zatem m.in. transakcje z firmami z rajów podatkowych, transakcje z osobami fizycznymi powiązanymi z podmiotem, wybrane świadczenia nieodpłatne czy procesy zmieniające sposób funkcjonowania, strukturę lub inne istotne aspekty grupy kapitałowej (np. restrukturyzacja, fuzja).
Elementy dokumentacji cen transferowych
Celem sporządzania dokumentacji cen transferowych jest jak najbardziej szczegółowe opisanie zarówno samej transakcji, jak i podatnika. Podstawowymi informacjami są zatem dane identyfikacyjne firmy, opis jej sytuacji gospodarczej, a także kluczowe informacje dotyczące branży i ogólnej sytuacji rynkowej.
Bardzo konkretnie należy opisać samą transakcję, uwzględniając jej charakter, warunki, w jakich przebiega, koszt, a także kalkulację spodziewanych zysków lub korzyści. Należy także wspomnieć o ryzyku, jakie wiąże się z daną transakcją. Koniecznym jest poinformowanie o tym, jaki sposób ustalania ceny transferowej wybrano, wraz z uzasadnieniem, dlaczego właśnie ta metoda była w konkretnym przypadku najbardziej adekwatna.
Procedura dokumentacji cen transferowych – dlaczego warto ją wdrażać?
W sprawnym sporządzaniu dokumentacji cen transferowych bardzo pomaga posiadanie stosownej procedury. Dzięki niej osoby odpowiedzialne za dokumentowanie cen transferowych otrzymują szczegółowy, czytelny i zrozumiały zestaw wytycznych, którymi powinny się kierować. Prawidłowo sporządzona procedura dokumentowania cen transferowych minimalizuje ryzyko podatkowe, zmniejsza czasochłonność i energochłonność (a tym samym kosztowność) całego procesu. Dodatkową korzyścią jest możliwość używania procedury w celach szkoleniowych i stosowania jej przez różne osoby w identyczny sposób.
Oczywiście posiadanie procedury cen transferowych nie jest obowiązkowe. Organy upoważnione do kontroli nie będą o nią pytać ani jej analizować. Tym niemniej warto ją posiadać, aby zwiększyć szybkość sporządzania dokumentacji cen transferowych i zminimalizować ryzyko tzw. ludzkiego błędu, będącego najczęstszą przyczyną wszczynania stresującej, pogłębionej kontroli.
Ceny transferowe kryją w sobie wiele pułapek. Niestety organy upoważnione do kontroli nie będą weryfikować, czy wykryta nieprawidłowość była efektem niewiedzy, czy może celowym zatajeniem informacji. Aby nie narażać się na konsekwencje finansowe, podatkowe i karne, warto nawiązać współpracę z firmą specjalizującą się w zagadnieniu cen transferowych, która pomoże sporządzić procedurę dokumentacji, ale też przeprowadzi szkolenie czy audyt.
Artykuł sponsorowany
