Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS uzyskasz bezpłatnie, najszybciej przez PUE ZUS. Wniosek elektroniczny podpiszesz Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. W prostych sprawach dokument może być wydany od razu, a w pozostałych przypadkach ZUS ma na to nie więcej niż 7 dni od złożenia wniosku.
Jak złożyć wniosek przez PUE ZUS?
Aktualnym formularzem jest ZUS RWN, czyli wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Nie korzystaj z dawnych oznaczeń, takich jak EWN. Do złożenia wniosku online potrzebujesz konta na PUE ZUS oraz narzędzia do potwierdzenia tożsamości – Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
Procedura elektroniczna wygląda następująco:
- Zaloguj się na swoje konto na PUE ZUS.
- Wybierz usługę dotyczącą wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek i otwórz formularz ZUS RWN.
- Sprawdź dane płatnika, a następnie wskaż cel wydania zaświadczenia, liczbę potrzebnych egzemplarzy oraz sposób odbioru dokumentu.
- Podpisz wniosek Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym i wyślij go elektronicznie.
- Odbierz odpowiedź w skrzynce PUE ZUS, jeżeli wybrana została forma elektroniczna.
Elektroniczne zaświadczenie jest dokumentem XML podpisanym kwalifikowanym podpisem osoby uprawnionej do jego wydania. Możesz zapisać je na dysku i wydrukować, ale przy przekazywaniu dokumentu kontrahentowi lub urzędowi najlepiej zachować także oryginalny plik elektroniczny.
Jakie są sposoby złożenia wniosku?
Wniosek o zaświadczenie możesz złożyć online, osobiście w placówce ZUS albo wysłać pocztą. Wszystkie te metody są bezpłatne. Różnią się przede wszystkim wygodą, koniecznością potwierdzenia tożsamości i sposobem odbioru dokumentu.
| Metoda | Czas realizacji | Wymagania |
|---|---|---|
| Online przez PUE ZUS | Od ręki w prostych sprawach, maksymalnie do 7 dni | Konto PUE ZUS oraz Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany |
| Wizyta w placówce ZUS | Do 7 dni, a w sprawach niewymagających wyjaśnień możliwie od razu | Dokument tożsamości i wypełniony wniosek ZUS RWN |
| List polecony | Do 7 dni od otrzymania wniosku przez ZUS, bez uwzględnienia czasu przesyłki | Papierowy ZUS RWN, podpis oraz adres do korespondencji |
Wniosek papierowy możesz złożyć w dowolnej placówce ZUS. Możesz w nim wskazać, że zaświadczenie ma zostać odebrane elektronicznie, pocztą albo osobiście. Jeżeli sprawę załatwia pełnomocnik, dołącz formularz ZUS PEL.
Kiedy potrzebne jest zaświadczenie o niezaleganiu?
Dokument potwierdza stan rozliczeń z ZUS na dzień jego wydania. Nie ma jednej uniwersalnej daty ważności, dlatego przed złożeniem zaświadczenia sprawdź wymagania instytucji, która go żąda. Bank, urząd lub organizator przetargu może wymagać dokumentu wystawionego niedawno.
Zaświadczenie najczęściej jest potrzebne w następujących sytuacjach:
- przy ubieganiu się o kredyt lub pożyczkę firmową;
- podczas udziału w przetargu publicznym;
- przy składaniu wniosku o dotację lub dofinansowanie;
- przy zawieraniu umowy leasingu, faktoringu albo innej umowy wymagającej potwierdzenia rzetelności płatniczej.
We wniosku trzeba podać dane pozwalające ZUS zidentyfikować płatnika oraz określić sposób wydania dokumentu. Przygotuj:
- NIP, REGON i PESEL albo inny wymagany identyfikator;
- imię i nazwisko płatnika lub nazwę firmy oraz adres;
- cel wydania zaświadczenia i potrzebną liczbę egzemplarzy;
- sposób odbioru dokumentu oraz podpis, jeżeli składasz wniosek papierowy.
ZUS sprawdza rozliczenia zapisane na koncie płatnika w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS. Jeżeli firma nie figuruje w rejestrze płatników, urząd nie wyda zaświadczenia o niezaleganiu, lecz dokument potwierdzający brak wpisu do tego rejestru.
Kontrahent może zweryfikować autentyczność otrzymanego zaświadczenia za pomocą elektronicznej usługi weryfikacji dokumentów ZUS.
Co zrobić, gdy ZUS odmówi wydania zaświadczenia?
Nawet niewielka zaległość może zablokować wydanie zaświadczenia o niezaleganiu. Przyczyną mogą być także niezgodności w danych, brakujące dokumenty lub nierozliczone wpłaty. W pierwszej kolejności sprawdź na PUE ZUS, czego dotyczy zadłużenie, i skontaktuj się z placówką, aby wyjaśnić rozbieżności.
Jeżeli zaległość jest prawidłowo wykazana, trzeba ją uregulować albo wystąpić do ZUS o rozłożenie należności na raty lub odroczenie terminu płatności. Po rozliczeniu sprawy złóż kolejny wniosek o aktualne zaświadczenie.
Odmowa wydania dokumentu ma formę decyzji. Od decyzji możesz odwołać się do właściwego sądu okręgowego, zgodnie z pouczeniem zawartym w otrzymanym piśmie.
Najkrótsza droga to złożenie formularza ZUS RWN przez PUE ZUS. Usługa nic nie kosztuje, a dokument otrzymasz elektronicznie, gdy sprawa nie wymaga dodatkowych wyjaśnień.
